In meinem letzten Beitrag habe ich beschrieben, wie man eine Qualifikationsmatrix (auch Skill-Matrix, Kompetenzmatrix oder Q-Matrix) erstellt. In diesem Beitrag gehe ich näher darauf ein, wie man eine Qualifikationsmatrix verwendet. An sich ist die Qualifikationsmatrix ein recht einfaches, aber nützliches Instrument. Dieser Beitrag wird Ihnen helfen, das Beste aus der Qualifikationsmatrix herauszuholen.
Kurzer Rückblick
Wie in meinem letzten Beitrag erläutert, ist die Qualifikationsmatrix eine einfache Matrix mit einer Liste von Personen auf einer Achse und einer Liste ihrer Qualifikationen auf der anderen Achse.
Die Qualifikationsmatrix hat einige Hauptanwendungen:
Schichtplan
Der Hauptzweck einer Qualifikationsmatrix besteht darin, bei der Zuweisung verschiedener Aufgaben zu sehen, welcher Arbeitnehmer für welche Aufgabe qualifiziert ist. Häufig wird eine Qualifikationsmatrix in Kombination mit einem Schichtplan verwendet. Dies ist besonders in der Fertigung wichtig, wo sich die Zuordnung der Mitarbeiter zu den verschiedenen Prozessen mit jeder Schicht ändern kann. In diesem Fall sollte die Reihenfolge der Fähigkeiten in der Qualifikationsmatrix und die Reihenfolge der Aufgaben in der Arbeitseinsatzmatrix identisch sein, da sonst mehr Aufmerksamkeit erforderlich ist und häufiger Fehler auftreten können.
Bei der Zuteilung von Aufgaben an die verschiedenen Arbeitnehmer wird daher die Qualifikationsmatrix (oder zumindest das Wissen darüber, wer was kann) benötigt, um sicherzustellen, dass jede erforderliche Aufgabe von jemandem abgedeckt wird, der diese Aufgabe auch erledigen kann.
Für die Projektarbeit in einem Büro wird der Schichtplan häufig zu einer Verantwortungszuweisungsmatrix (RAM-Matrix) oder RACI-Matrix erweitert, bei der es für jede Aufgabe einen Verantwortlichen (R: Responsible) und einen Rechenschaftspflichtigen (A: Accountable) gibt, der aber möglicherweise auch konsultiert (C: Consulted) oder informiert (I: Informed) wird. (Es gibt noch viele weitere ähnliche Ansätze, wie PARIS, PACSI, RACIQ, DACI, RATSI, RASCEIO und viele mehr, hauptsächlich um Berater glücklich zu machen. Siehe Wikipedia für eine Liste). In jedem Fall sollte auch hier die Person, die einem RACI zugeordnet ist, in der Lage sein, den entsprechenden Teil des RACI zu erfüllen.
Identifizierung des Qualifikationsbedarfs
Eine zweite wichtige Anwendung der Qualifikationsmatrix ist die Überprüfung des Qualifikationsbedarfs. Wo haben Sie Lücken in Ihren Qualifikationen? Bitte beachten Sie, dass es nicht das Ziel ist, dass alle Mitarbeiter in allen Bereichen qualifiziert sind. Das kann teuer werden und ist vielleicht auch gar nicht möglich.
Aber Sie sollten so viele Mitarbeiter haben, dass alle notwendigen Aufgaben erledigt werden können, auch wenn eine Person krank und eine andere im Urlaub ist. In der folgenden Matrix finden Sie ein Beispiel für einige kritische Punkte. Beim Stanzen haben wir zwei Personen in der Matrix, Lakshmi und John, aber John ist ein Anfänger, der gerade erst mit dem Training an der Stanzmaschine begonnen hat. Wenn Lakshmi krank wird, in den Urlaub fährt oder kündigt, gibt es ein großes Problem. Die Stanzerei hat also einen großen Bedarf an zusätzlicher Qualifikation, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten, auch wenn jemand abwesend ist.
Ein weiteres, weniger offensichtliches Problem ist die Prüfung und Verpackung. In beiden Bereichen gibt es zwei Personen, die qualifiziert sind, allein zu arbeiten, so dass die Mindestanforderung erfüllt sein sollte. Es sind jedoch dieselben Personen, Jane und Haoyu, sowohl für die Prüfung als auch für die Verpackung zuständig. Wenn einer in der Prüfung arbeitet, arbeitet der andere in der Verpackung oder umgekehrt. Wenn einer der beiden abwesend ist, können Sie nur einen der beiden Prozesse durchführen. Dies ist auch ein wichtiger Qualifizierungsbedarf. (Wenn das Testen nur eine gelegentliche Nebentätigkeit wäre, die von einer Person zusätzlich zur Verpackung erledigt werden kann, wäre dies natürlich weniger ein Problem).
Achten Sie auch darauf, ob eine Qualifikation für mehrere Arbeitsplätze erforderlich ist. Wenn Sie z. B. zwei Nietmaschinen haben, dann ist es etwas eng, wenn nur drei Personen für das Nieten qualifiziert sind. Wenn einer im Urlaub ist (planbar) und ein anderer krank ist (ungeplant), dann können Sie nicht beide Maschinen bedienen. Insgesamt sollten Sie für jede Aufgabe mindestens zwei Personen haben, die qualifiziert genug sind, um die Aufgabe allein zu erledigen. In manchen Fällen kann es sogar mit zwei Personen eng werden, und drei sind vielleicht besser geeignet. Diese Qualifikationsmatrix hilft Ihnen, solche Qualifikationsengpässe zu erkennen.
Es kann sogar Arbeitseinsatzstrukturen geben, bei denen mehrere Qualifikationen erforderlich sind, wie bei der Baton Touch oder der Bucket Brigade, oder die für ALLE Prozesse qualifiziert sind, wie beim Rabbit Chase. Nachstehend finden Sie zwei Beispiele für Qualifikationsmatrizen für den Baton Touch und den Rabbit Chase.
Es kann auch Beispiele geben, wo es notwendig ist, dass jeder Mitarbeiter eine bestimmte Qualifikation hat. In einigen Unternehmen ist es zum Beispiel erforderlich, dass jeder Mitarbeiter eine Ethik- oder Verhaltenskodex-Schulung absolviert hat. (Dies kann jedoch weniger dazu dienen, dass der Mitarbeiter sich ethisch korrekt verhält, sondern eher dazu, dass der Vorgesetzte Vorwürfe abwehren kann, wenn der Mitarbeiter dies nicht tut.)
Insgesamt ist eine Qualifikationsmatrix jedoch ein nützliches Instrument, um festzustellen, wo Schulungsbedarf besteht, und um spätere Probleme zu vermeiden, wenn ein oder mehrere Mitarbeiter ausfallen.
Mitarbeiterbeurteilung
Eine weitere Anwendung einer Qualifikationsmatrix ist die Mitarbeiterbeurteilung. Dies kann während des Einstellungsverfahrens oder später bei den regelmäßigen (jährlichen?) Leistungsbeurteilungen geschehen. Aber um ehrlich zu sein, bin ich von dieser Verwendung nicht so begeistert. Ich habe Beispiele gesehen, in denen die Qualifikationsmatrix sogar zur Ermittlung einer Mitarbeiterbewertung (gewichtete Qualifikationen multipliziert mit dem Qualifikationsniveau) verwendet wurde, um den Gesamtwert eines Mitarbeiters einzuschätzen. Aber ich (und wahrscheinlich viele Mitarbeiter) würden dies als beleidigend empfinden. Ich stehe numerischen Leistungsbewertungen generell skeptisch gegenüber. Daher lautet meine Empfehlung: Verwenden Sie keine Qualifikationsmatrix, um den Wert eines Mitarbeiters zu ermitteln. Natürlich ist eine höher qualifizierte Person besser für das Unternehmen, aber dafür gibt es mehr als nur die Einträge in der Qualifikationsmatrix.
Die Qualifikationsmatrix könnte jedoch für die Zielsetzung verwendet werden. Bei der Beurteilung könnte ein mögliches Ziel für den Mitarbeiter beispielsweise darin bestehen, sich in bestimmten Fertigkeiten bis zu einem bestimmten Niveau zu qualifizieren, was bei der nächsten Beurteilung zu überprüfen wäre.
Insgesamt ist die Qualifikationsmatrix ein einfaches und nützliches Instrument, um die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter im Auge zu behalten und das Qualifikationsangebot in Ihrem Unternehmen zu optimieren und zu verbessern, damit es den Anforderungen besser entspricht. Schauen Sie sich an , wo Ihr Team Lücken in seinen Qualifikationen hat, und organisieren Sie Ihre Branche!