Wie man eine Qualifikationsmatrix erstellt

Die Qualifikationsmatrix (auch Skill-Matrix, Kompetenzmatrix oder Q-Matrix (übrigens eines der wenigen Beispiele, in denen Q nicht für Qualität steht)) ist ein einfaches Instrument, um den Ausbildungsstand Ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Sie zeigt auf, wer was und wie gut kann. Als Werkzeug ist es nicht übermäßig kompliziert, sondern eher einfach. Dennoch gibt es bei einer Qualifikationsmatrix einige Dinge zu beachten. Werfen wir einen Blick auf dieses einfache, aber sehr nützliche Instrument.

Die Grundlagen

Die Qualifikationsmatrix ist, wie der Name schon sagt, eine einfache Matrix. Auf der einen Achse befinden sich die verschiedenen Personen in Ihrer Gruppe, Abteilung oder Ihrem Unternehmen. Auf der anderen Achse befinden sich die verschiedenen Qualifikationen. Auf diese Weise behalten Sie den Überblick darüber, wer was kann und wo Sie möglicherweise noch Lücken und Schulungsbedarf haben. Das Beispiel hier ist eine Qualifikationsmatrix in ihrer einfachsten Form, die lediglich zeigt, wer was kann. Aber es ist noch mehr möglich. Werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Teile der Matrix.

Digital oder physisch?

Qualifikationsmatrizen auf Papier sind einfach zu handhaben, aber schwer zu teilen und schwierig für große Gruppen von Personen und/oder Aufgaben. In digitaler Form sind Sie natürlich nicht durch solche Beschränkungen eingeschränkt und könnten ein ganzes Unternehmen erfassen. In diesem Fall sollten Sie jedoch in der Lage sein, zu sortieren und zu filtern, um nur die Personen zu sehen, die Sie interessieren. Dies könnte mit einem digitalen Whiteboard oder einem Monitor kombiniert werden, auf dem die Qualifikationsmatrix angezeigt wird.

Allerdings unterschätzen Manager in der Regel den zusätzlichen Zeit- und Arbeitsaufwand, den die Umstellung von Papier auf digitales Material mit sich bringt. Wenn zum Beispiel eine neue Aufgabe in der Werkstatt auftaucht, muss man auf dem Papier nur eine Spalte hinzufügen. In digitaler Form müssten Sie sich wahrscheinlich die entsprechenden Zugriffsrechte verschaffen, lernen, wie man eine neue digitale Fähigkeit einrichtet, und dann die Fähigkeit einrichten. Wenn der Gruppenleiter dies tun muss, braucht er wahrscheinlich mehr als eine Stunde für etwas, das eigentlich fünf Minuten dauern sollte. Wenn dies von einer zentralen Abteilung erledigt wird, kann es Wochen dauern, bis sie dazu kommt. Daher gibt es in der Industrie zu Recht immer noch viele papierbasierte Qualifikationsmatrizen.

Die Menschen

Auf einer Achse (oft der vertikalen) finden Sie eine Liste von Personen. Wenn die Matrix in schriftlicher Form vorliegt (Papier oder Whiteboard), dann ist die Anzahl der Personen oft nicht allzu lang, selten mehr als dreißig. Sonst wird es schwierig, den Überblick zu behalten, und die Tafel würde ziemlich groß werden. Oft handelt es sich bei den Personen um die aktuellen Mitarbeiter, die einer Abteilung, Linie oder Gruppe zugeordnet sind.

Vor allem auf papierbasierten Qualifikationsmatrizen in der Fertigung sehe ich oft Fotos der Mitarbeiter. So kann man schnell erkennen, welcher Mitarbeiter sich wo befindet, vor allem, wenn einige Mitarbeiter nicht so gut lesen und schreiben können oder sich (wie ich) nur schwer Namen merken können.

Die Reihenfolge ist nicht so wichtig. Sie kann nach Hierarchie oder alphabetisch sortiert sein. Papierbasierte Matrizen sind oft danach sortiert, wie lange jemand schon in der Abteilung ist, einfach weil neue Mitarbeiter am Ende hinzugefügt und die Zeilen der ausscheidenden Mitarbeiter entfernt werden. Alternativ dazu werden neue Mitarbeiter einfach dort eingefügt, wo noch Platz für die ausscheidenden Mitarbeiter ist.

Die Qualifikationen

Die horizontale Achse enthält häufig die Qualifikationen. Eine solche Qualifikation kann formell sein und auf einer Prüfung beruhen (z. B. die Schweißerprüfung nach DIN EN ISO 9606-1) oder informell, wenn der Vorgesetzte glaubt, dass die betreffende Person es kann (z. B. wissen, wie man die Nietmaschine bedient). Dies kann technische Fähigkeiten, Soft Skills, Ausbildung, Erfahrung, Zertifizierungen und andere Qualifikationen umfassen. Dabei kann es sich um ein Verfahren (Nieten) oder um eine allgemeine Fähigkeit (Spanisch sprechen) handeln.

Die Qualifikationen sollten sich natürlich auf den Bedarf des Unternehmens beziehen. Es ist schön, wenn Haoyu Saxophon spielen kann und Naomi sich mit der Bienenzucht auskennt, aber beides ist irrelevant, wenn der Job in der Herstellung von Kurbelwellen besteht. Insbesondere bei papierbasierten Qualifikationsmatrizen sollten nur die für die tägliche Arbeit relevanten Fähigkeiten aufgeführt werden. Auf digitalem Wege kann man die Liste etwas ausweiten auf weniger häufig benötigte Aufgaben, aber dann hat man auch mehr Aufwand für die digitale Pflege.

Während bei den Menschen die Reihenfolge keine Rolle spielt, sind bei den Qualifikationen einige Reihenfolgen etwas leichter zu verfolgen als andere. Wenn Sie eine Fertigungslinie haben, ist es hilfreich, die Qualifikationen in der Reihenfolge der Linie anzuordnen. Wenn Ihre Linie beispielsweise Stanzen, Nieten, Prüfen und Verpacken umfasst, sollten die Qualifikationen in der gleichen Reihenfolge angeordnet sein. Dies hilft, den Überblick über den Bedarf zu behalten. Wenn Sie auch einen Schichtplan in Matrixform verwenden (bei der Sie die Mitarbeiter für jede Schicht verschiedenen Prozessen zuordnen), dann ist es wirklich hilfreich, wenn die Reihenfolge der Aufgaben auf dem Schichtplan und der Qualifikationsmatrix identisch sind! Einige übergreifende Qualifikationen (Logistik, Dateneingabe usw.) könnten am Anfang oder am Ende stehen. Dies ist aber keine zwingende Voraussetzung. Insbesondere bei papierbasierten Tafeln kann die Reihenfolge im Laufe der Zeit etwas durcheinander geraten.

Die Elemente der Matrix

Die Elemente der Matrix könnten recht einfach sein. Wer kann was tun. Oft kann jedoch eine feinere Granularität hilfreich sein. Wenn eine Person beispielsweise Spanisch spricht, kann sie dann bis zehn zählen oder kann sie Geschäftsverhandlungen führen? Solche Sprachzertifikate reichen von A1 (einfache Konversation) bis C2 (fließend).

Auch in den Betrieben könnten verschiedene Niveaus von Nutzen sein. Häufig handelt es sich um eine der folgenden Stufen:

• Kann es nicht (keine Qualifikation)
• Kann unter Aufsicht arbeiten
• Kann selbständig arbeiten
• Kann andere unterrichten
• Leitung des Verbesserungsprozesses, Überprüfung und Umsetzung von Verbesserungen (Anmerkung: Jeder kann über Verbesserungen nachdenken und Ideen vorschlagen, aber eine Person muss diesen Verbesserungsprozess leiten.

Zur besseren Lesbarkeit wird dies oft in einer Art PDCA-Kreis dargestellt, obwohl es nichts mit PDCA zu tun hat (sie sind nach ihrem Erfinder Harvey L. Poppel auch als Harvey-Kugeln bekannt). Diese Kreise zeigen die Qualifikationsstufen an, von völlig leer (keine Qualifikationen) bis völlig voll (Leitung des Verbesserungsprozesses).

Die Bewertung kann formell durch einen Test, eine Prüfung oder eine Zertifizierung erfolgen oder informell durch den Vorgesetzten, das Team oder (selten) sogar den Mitarbeiter selbst.

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Qualifikationen eine solche Einstufung benötigen und dass ein binäres System ausreichend ist. Zum Beispiel die Schweißerprüfung nach DIN EN ISO 9606-1 – entweder man hat sie oder nicht. Ein einfaches Häkchen würde ausreichen, obwohl Sie aus Gründen der Einheitlichkeit auch PDCA-Kreise verwenden könnten, allerdings nur einen vollständig leeren oder vollständig ausgefüllten Kreis (was auch eindrucksvoller aussieht).

In einigen seltenen Fällen können Sie auch ein Ablaufdatum der Qualifikation angeben. In Europa müssen beispielsweise LKW-Fahrerlaubnisse für Gefahrgut alle fünf Jahre erneuert werden. In diesem Fall kann ein Datum hilfreich sein. Verwenden Sie ein solches Ablaufdatum aber nur, wenn es notwendig ist, um die Matrix nicht mit unnötigen Daten zu füllen.

In meinem nächsten Beitrag werde ich näher darauf eingehen, wie eine Qualifikationsmatrix zu verwenden ist. Also, gehen Sie hinaus, verwalten Sie die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter und organisieren Sie Ihre Branche!