In dieser Serie habe ich viel über Standards im Allgemeinen, Arbeitsstandards und standardisierte Arbeit gesprochen. Ich möchte Ihnen nun ein Beispiel für einen Arbeitsstandard zeigen, eine konkrete Anweisung, wie eine Arbeit auszuführen ist. Da Standards in der Industrie normalerweise vertraulich sind, stelle ich Ihnen meinen eigenen Standard vor, wie man eine Tasse Ramen-Nudeln zubereitet. Ich habe ein Softwaretool namens Soft4Lean SWI verwendet, um mir bei der Formatierung zu helfen; dazu später mehr
Warum ein Standard?
Ich habe schon früher Instant-Ramen zubereitet, und es hat immer geklappt. Der eigentliche Prozess ist also kein Problem… was meinem ersten Ratschlag, man müsse mit einem Problem beginnen, direkt widerspricht. Entschuldigung. Ich brauche aber halt einen Standard, um es zu zeigen… Was wiederum meinem früheren Ratschlag widerspricht: Nur weil man einen Standard haben kann, heißt das nicht, dass man einen Standard haben sollte. Ups… Nochmals Entschuldigung. Kein guter Anfang für diesen Standard, aber es wird besser werden, das verspreche ich. Und ich werde das PDCA durchführen.
Die Aufgabe
Die Aufgabe ist im Grunde ganz einfach: Sie nehmen eine Tasse Ramen, füllen sie mit kochendem Wasser, warten drei Minuten, gießen das Wasser ab, geben die Soße dazu, rühren um und essen es. Wahrscheinlich haben Sie das schon einmal gemacht. Aber es gibt ein paar Tricks und kritische Punkte:
- Nachdem man die Tasse mit kochendem Wasser gefüllt hat, setzt man den Deckel wieder auf. Aber manchmal sitzt der Deckel nicht richtig. Das lässt sich leicht überprüfen, indem man den Deckel ein wenig dreht. Wenn er sich leicht dreht, aber nicht abfällt, ist er dicht und fällt nicht herunter, wenn Sie später das heiße Wasser abgießen.
- Achten Sie beim Ablassen des heißen Wassers darauf, dass Sie Ihre Finger nicht in den aufsteigenden Dampf halten. Die meisten Leute haben das nach dem ersten Mal herausgefunden, aber keinmal verbrennen ist besser als einmal verbrennen?
- Beim Abgießen des Wassers bleiben einige Zutaten am Deckel hängen. Wenn Sie die Tasse vorsichtig aus 10-15 cm Höhe aufrecht fallen lassen, fallen durch den Aufprall einige dieser Zutaten zurück in die Tasse. Wichtig für einen ewig hungrigen Typen wie mich.
- Ein besonders raffinierter Trick ist es, die gesamte Soße aus der Soßenpackung zu bekommen. Man öffnet die Soßenpackung, legt sie so in den Becher, dass nur noch eine Ecke herausschaut, und drückt dann den Deckel auf den Becher. Wenn Sie nun die Soßenpackung herausziehen, schabt der Deckel die gesamte Soße einfach und schnell aus der Packung. Siehe das animierte GIF für ein Beispiel. Das funktioniert übrigens auch mit den meisten ähnlichen Folienverpackungen, und auch z.B. zwischen einem Topf und einem Topfdeckel. Insgesamt wird so die Verschwendung von Soße, die in der Packung verbleibt, reduziert.
1. Runde: Grundlegende Schritte
Die erste Runde dient nur dazu, sich einen Überblick zu verschaffen. Ich machte mir eine Tasse Ramen und notierte mir die Schritte, die ich tun musste. Mit der Soft4lean SWI-App auf meinem Tablet konnte ich die Schritte notieren und auch einige Fotos machen. Dies enthielt noch nicht viele Details, sondern lieferte mir lediglich einen ersten Entwurf der Schritte. Am Ende hatte ich drei Seiten mit Standards, die erste ist unten abgebildet. Sie können diese erste Version auch hier als PDF herunterladen. 
2. Runde: Standard verfeinern
Ich wechselte zur Soft4Lean SWI-Software auf meinem PC, da das Tippen auf einem Tablet schwierig ist. Jetzt probiere ich den ersten Standard nochmal aus, und mache Änderungen Während ich diese zweite Version ausprobierte, fügte ich weitere Bilder hinzu und beschloss, auch die Reihenfolge ein wenig zu ändern. Ich habe auch die Zeilenhöhe reduziert, um Platz zu sparen, aber es sind immer noch zwei Seiten.
Haben Sie bemerkt, dass ich nicht alle Felder der Begründungsspalte ausgefüllt habe? Das ist beabsichtigt. Versuchen Sie, sich auf die wichtigsten Schritte zu konzentrieren, und wenn es nichts Ausführliches zu schreiben gibt, dann sollten Sie keinen unnötigen Textballast hinzufügen. Die erste Seite dieses zweiseitigen Standards ist unten abgebildet. Sie können diese zweite Version hier als PDF herunterladen. 
3. Runde: Überprüfen Sie
Als nächstes wollte ich die Qualität des Standard überprüfen. Ich druckte den Standard aus und aß noch eine Tasse Ramen, während ich den Standard befolgte. Ich fügte zum Beispiel hinzu, dass ich den piependen Timer ausschalten sollte (Schritt 4.1), was ich in den ersten beiden Versionen vergessen hatte. Ansonsten habe ich nicht viel geändert, was darauf hindeutet, dass der Standard zu funktionieren scheint. Aber er ist immer noch zwei Seiten lang. Die erste ist unten abgebildet, aber Sie können den vollständige Standard dieser 3. Version hier als PDF herunterladen. 
4. Runde: Kürzen
Der Standard ist insgesamt gut, aber immer noch zwei Seiten lang. Das macht es schwieriger, ihn anzuzeigen, ohne einige Seiten umzublättern. Daher habe ich versucht, ihn auf eine einzige Seite zu verkürzen. Ich habe den Vorlagenstil in der Soft4Lean SWI-Software auf einen einfacheren Stil umgestellt. Ich habe einige Schritte zusammengelegt und so die Anzahl der Schritte von 24 auf 18 reduziert. Außerdem habe ich einige Bilder entfernt, die vielleicht nicht unbedingt notwendig waren. Unten finden Sie den aktualisierten Standard, jetzt auf einer einzigen Seite. Sie finden diese 4. Version des Standards auch als PDF zum Herunterladen hier. 
5. Runde: Nochmals überprüfen
Ich habe den Standard noch einmal getestet und beschlossen, Schritt 2 und 3 zusammenzulegen und das Bild aus Schritt 3 zu entfernen, da es weder für den Bediener noch für den beobachtenden Manager einen Mehrwert darstellt. Da es keine weiteren Änderungen gab, denke ich, dass der Standard für den Moment gut ist, oder zumindest bis zur nächsten Verbesserungsrunde. Ich habe das alles im Laufe von ein paar Tagen gemacht, nicht weil es so lange dauert, sondern weil ich nicht 5 Tassen Ramen auf einmal essen wollte. Nachstehend finden Sie den endgültigen Standard, die auch als PDF hier verfügbar ist. Ich habe es zwar nicht ausdrücklich erwähnt, aber all diese Iterationen sind auch Schleifen eines PDCA. Immer sehen, ob es funktioniert, und verbessern, wenn nicht. 
Setzen Sie den Standard am Arbeitsplatz und schulen Sie die Bediener
Nachdem ich die Norm erstellt hatte, habe ich sie in meiner Küche aufgehängt. Und falls Sie sich wundern, meine Küche sieht immer sehr sauber aus und hat schöne, dekorative Früchte herumliegen. Es ist nicht so, dass ich eine Stunde lang meine Küche geputzt habe, bevor ich die Fotos gemacht habe. Glaubt niemandem, der etwas anderes behauptet! Meine Küchenbilder sind nicht manipuliert, genauso wenig wie niemand auf Instagram einen Filter verwenden würden, um besser auszusehen, oder?
Als nächstes muss ich die anderen Bediener schulen … was bedeutet … Ich muss meine Frau im Umgang mit der Küche schulen…
URK! Ich habe das Gefühl, dass es nicht gut für meine Gesundheit ist, wenn ich meiner Frau beibringe, wie man kocht. Dies könnte zu einem vorzeitigen Ende meines Blogs führen könnte, nur eine Woche vor seinem 8. Geburtstag. Gehen wir also einfach davon aus, dass ich alle Bediener geschult habe, okay?
Das Software-Werkzeug Soft4Lean SWI
Tomasz Koch vom Lean Enterprise Institute Polen bot mir an, das Softwaretool Soft4Lean SWI auszuprobieren, das bei der Erstellung von Standards hilft. Die Software half mir bei der Erstellung dieses Beispielstandards für meine Tasse Ramen. (Diese App ist auch in Portugal über die Lean Academy Portugal erhältlich) Offenlegung: Tomasz und ich kennen uns nun schon seit geraumer Zeit zu unserem gegenseitigen Nutzen und machen gelegentlich sogar Projekte miteinander. Ich habe aber keine Vergütung für diesen Beitrag erhalten. Soft4Lean SWI hat für mich funktioniert und die Erstellung eines Standards im Vergleich zum üblichen Herumhantieren mit Excel um einiges einfacher gemacht. Insgesamt war es recht intuitiv und einfach zu bedienen, auch ohne Handbuch. Es exportiert auch in das PDF- und MS Excel-Format, wenn Sie weitere Anpassungen vornehmen möchten. Allerdings bin ich kein Experte für standardisierte Arbeitssoftware, und es gibt auch viele andere Tools wie Dozuki, Starling, VKS, EaseWorks, Cioplenu und viele andere. Soweit ich sehen kann, bieten sie keine bahnbrechenden neuen Ideen, aber sie erleichtern die Arbeit, einen Standard in Excel (PowerPoint? Word?) einzufügen, erheblich. Und jetzt legen Sie los, schreiben Sie Ihre Standards, verbessern Sie ihn, stellen Sie sicher, dass er auch tatsächlich funktionieren, und optimieren Sie Ihre Industrie!