In diesem Beitrag meiner Serie über praktische Problemlösung (PPS) geht es darum, was zu tun ist, nachdem Sie den „Do“-Teil von PDCA erledigt haben. Ja, das stimmt, nach der Umsetzung der Lösungen sind Sie noch nicht fertig. Sie müssen das Ergebnis überwachen, um zu sehen, ob das Ziel, das Sie viel früher festgelegt haben, tatsächlich erreicht wurde. Hier können die nächsten Schritte in zwei Richtungen gehen. Dies wäre der „Check“ des PDCA. Wenn Sie das Ziel noch nicht erreicht haben … nun ja … dann sind Sie noch nicht fertig und müssen weiter an dem Problem arbeiten. Wenn Sie das Ziel erreicht haben, herzlichen Glückwunsch! Teilen Sie nun Ihr Wissen mit anderen. Dies ist der „Act“ von PDCA. Lassen Sie mich das genauer erklären.
Eine kurze Zusammenfassung
Wie in meinem vorherigen Beitrag beschrieben, besteht der Toyota-Ansatz zur praktischen Problemlösung aus den folgenden Schritten.
- Klären Sie das Problem
- Aufschlüsselung des Problems
- Ein Ziel festlegen
- Analyse der Kernursache
- Gegenmaßnahmen entwickeln und umsetzen
- Prozess und Ergebnisse überwachen
- Standardisieren und weitergeben
Prozess und Ergebnisse überwachen
Der erste Schritt besteht darin, das Ergebnis Ihrer Maßnahmen zu bewerten. Haben sich Ihre Verbesserungen tatsächlich auf die Leistung ausgewirkt? Wenn ja, wie stark? Haben Sie Ihre Ziele erreicht? Grafiken und Datendiagramme, insbesondere mit einer Zeitachse, die die Veränderungen im Laufe der Zeit zeigt, sind hier sehr hilfreich. Denken Sie daran, dass es sich hierbei nicht um die übergreifenden Ziele, sondern um die spezifischen Ziele des Verbesserungsprojekts handelt. Eine Auffrischung finden Sie in meinem vorherigen Beitrag zu dieser Serie, Toyota Practical Problem Solving (PPS) – Ziele und Ursachen.
Dabei gibt es einige Punkte zu beachten. Erstens: Wenn Sie mehrere Gegenmaßnahmen ergriffen haben, können Sie dann das Ergebnis für jede Gegenmaßnahme einzeln überprüfen? Dies ist viel einfacher, wenn Sie die Gegenmaßnahmen einzeln durchführen, wie in meinem letzten Beitrag vorgeschlagen. Andernfalls werden die Ursache (d. h. die Veränderung im System) und die Wirkung (die Verbesserung) durcheinander gebracht, und es ist schwer zu verstehen, was was verursacht hat.
Zweitens: Überprüfen Sie auch die anderen Auswirkungen Ihrer Änderung. Wurden als Nebeneffekt auch einige andere Faktoren verbessert? Hat eine Verbesserung der Maschinenverfügbarkeit auch die Qualität verbessert? Solche Nebeneffekte sind eigentlich ganz normal. Jede kostenlose zusätzliche Verbesserung ist schön und willkommen. Es ist aber auch möglich, dass sich etwas anderes verschlechtert hat. Hat zum Beispiel eine höhere Maschinengeschwindigkeit die Qualität verschlechtert? In diesem Fall müssen Sie abwägen, ob der Nutzen Ihrer Verbesserung die negativen Nebeneffekte wert ist.
Prüfen Sie auch die Ansichten der verschiedenen Interessengruppen. Versuchen Sie, die Frage „Was habe ich davon?“ aus der Sicht des Kunden, des Unternehmens, der Mitarbeiter und auch aus Ihrer eigenen Sicht zu beantworten. Ist der Kunde glücklich über die Veränderung? Sind die Mitarbeiter zufrieden?
An diesem Punkt müssen Sie eine Entscheidung treffen. Ist das Projekt ein Erfolg? Haben Sie Ihre Ziele erreicht und die KPIs verbessert? Sind die negativen Begleiterscheinungen vernachlässigbar? Wenn ja, können Sie mit der Standardisierung fortfahren und die Ergebnisse gemeinsam nutzen. Danach können Sie sich auf das nächstgrößere Problem in Ihrem Zuständigkeitsbereich konzentrieren. Es kommt selten vor, dass Managern die Dinge ausgehen, die es zu lösen gilt. Falls Ihnen tatsächlich die Probleme ausgehen, die Sie lösen können, sollten Sie verstärkt nach Problemen suchen…
Wenn Sie Ihre Ziele (noch) nicht erreicht haben, dann ist das Problem (noch) nicht gelöst. Sie müssen zurückgehen, um das Problem besser zu verstehen und aufzuschlüsseln, mehr Ursachenanalyse betreiben und sehen, was Sie anders machen können, um Ihre Ziele zu erreichen.
Meiner Erfahrung nach ist dies oft unangenehm und schwierig. Die Abschlusspräsentation für das Projekt ist vielleicht schon fertig, die Frist für die Umsetzung ist verstrichen, und der Fokus, die Ressourcen und (Ihre) Zeit sind bereits für das nächste Projekt eingeplant. Dies alles muss zurückgestellt werden, da das Problem noch nicht gelöst ist. Es ist jedoch eine großartige Lernerfahrung. Andererseits sehen zumindest einige Chefs darin einen Misserfolg, und viele Mitarbeiter machen sich deshalb Sorgen, wie sich das auf ihre Karrierepläne auswirken wird. Jedes Unternehmen bekommt die Mitarbeiter, die es verdient…
Standardisieren und teilen
Jetzt sind Sie fast fertig. Sie müssen Ihre Leistungen standardisieren, um zu verhindern, dass Sie in eine ältere, minderwertige Arbeitsweise zurückfallen. Sie müssen die Arbeitsstandards aktualisieren, die Bediener schulen und eine Prozessbestätigung durchführen, um sicherzustellen, dass die Bediener die Standards tatsächlich einhalten. Dies ist der Standard für jeden, der mit Standards arbeitet (Wortspiel beabsichtigt).
Für das Unternehmen ist es auch von Vorteil, wenn Sie die Ergebnisse weitergeben können. In manchen Fällen war das Projekt, das Sie gerade durchgeführt haben, lediglich ein Test in kleinem Maßstab, um zu sehen, ob es funktioniert. Vielleicht haben Sie zehn (fast) identische Produktionslinien, und Sie haben das Problem bei einer Linie behoben. Prima. Jetzt beheben Sie das Problem für die anderen neun. Nutzen Sie die aus Ihrem Projekt gewonnenen Erkenntnisse, um sie auf andere, ähnliche Probleme anzuwenden. Dies kann ein weiteres Verbesserungsprojekt sein, bei dem die Erkenntnisse aus dem aktuellen Projekt dazu beitragen, den PDCA-Prozess für die nachfolgenden Projekte zu beschleunigen.
Einige Unternehmen stellen eine Infrastruktur zur Verfügung, um Ihre Erkenntnisse mit dem Rest des Unternehmens zu teilen. Toyota hat zum Beispiel eine interne Datenbank, in die erfolgreiche Verbesserungsprojekte hochgeladen werden. Andere Toyota-Mitarbeiter, die sich mit ihrem eigenen Problem befassen, können auf diese Datenbank zugreifen und nach ähnlichen Problemen anderer suchen, um sich Anregungen und Ideen für Lösungen zu holen. Bei Toyota wird dies Yokoten genannt. Bereiten Sie Ihre Dokumentation vor, bereinigen Sie sie und teilen Sie sie mit Ihrem Unternehmen.
Zusammenfassung
Sie haben es geschafft. Sie haben ein Problem mit Hilfe des Toyota Practical Problem Solving Ansatzes gelöst. Das ist der richtige Weg und viel besser als ständige Firefighting (obwohl manche Unternehmen und manche Leute Firefighting einfach LIEBEN, weil es so gut aussieht; siehe meinen Beitrag über Helden, Firefighting und Unternehmenskultur). Also, gehen Sie hinaus, sorgen Sie dafür, dass Ihre Probleme richtig gelöst werden, anstatt nur die Symptome zu bekämpfen, und organisieren Sie Ihre Industrie!
PS: Vielen Dank an das Team des Toyota Lean Management Centre im Motorenwerk Toyota UK Deeside in Wales, wo ich an einem fünftägigen Kurs teilgenommen habe. Dieser Kurs ermöglichte uns den Zugang zu den Toyota-Werken, und wir verbrachten viele Stunden in den Werkshallen, um uns die Prozesse anzusehen. Meines Erachtens ist dies der einzige allgemein zugängliche Kurs von Toyota, der eine derartige Einbindung der Werkshalle ermöglicht.